ARAHAN PERKHIDMATAN

4.2. PENGURUSAN DAN PENTADBIRAN ORGANISASI

C. ARAHAN KESELAMATAN

1. DEFINASI KESELAMATAN DOKUMEN :

 Langkah-Langkah Kawalan bagi menentukan keselamatan dokumen termasuk bahan-bahan dan maklumat-maklumat terperingkat, sensitif dan bernilai

2. TUJUAN :

 Memastikan orang-orang yang tidak dibenarkan daripada mendapat ekses keatas dokumen-dokumen terperingkat, sensitif dan bernilai

 Menghalang mana-mana orang yang mempunyai ekses keatas dokumen dan maklumat terperingkat daripada terdedah kepada perbuatan mengkomprominya

 Membantu penyiasatan keatas kebocoran rahsia rasmi dan pelanggaran keselamatan

3. LANGKAH-LANGKAH KESELAMATAN :

 Apa dokumen dan maklumat terperingkat, sensitif dan bernilai yang ada

dipejabatnya;

 Di mana diuruskan dan disimpan

 Siapa pegawai/ kakitangan mempunyai ekses;

 Bagaimana melindungi daripada diperoleh tanpa kebenaran

4. RAHSIA KERAJAAN PERLU DILINDUNGI DARIPADA :

 Diketuai atau dilihat oleh orang yang tidak berhak mengetahui

 Kebocoran

 Kecurian

 Kebakaran

5. ANCAMAN KEPADA SURAT / DOKUMEN TERPERINGKAT :

 Penyuluh rahsia

 Individu subversitif

 Kebocoran

 Kealpaan

6. MAKLUMAT RASMI (Mengikut Tafsiran Arahan Keselamatan)

 Pengetahuan mengenai perkara rasmi, walau bagaimana sekalipun diperolehi termasuk ;

 Jenis kegunaan dan komposisi bahan

 Kaedah-kaedah cara menghasilkan serta teknik-teknik dan proses yang akan digunakan untuk pengeluaran

 Proses santifik terutama berkenaan dengan pembuatan senjata dan kelengkapan

 Butir-butir kegiatan rasmi yang diperolehi secara lisan

7. DOKUMEN RASMI

 Perkara bertulis, bertaip etc,

 Fotograf, pelan cetak etc,

 Pelan lakar lukisan, peta

 Huruf cetak, acuan stensil etc,

8. RAHSIA RASMI

 Apa-apa suratan

 Apa-apa maklumat

 Bahan-bahan

 Telah dikelaskan kepada Rahsia Besar, Rahsia, Sulit dan Terhad (Seksyen 2B)

9. JENIS DOKUMEN RASMI :

 2 Jenis

– Dokumen Terperingkat

– Dokumen Tidak terperingkat

10. RAHSIA BESAR

 Dokumen rasmi, maklumat rasmi dan bahan-bahan rasmi

 Jika didedah tanpa kebenaran akan menyebabkan kerosakan amat besar kepada Malaysia

cth :* Kertas Jemaah Menteri

* Surat-menyurat aspek perdagangan negara

* Tentera

11. RAHSIA

 Dokumen rasmi dan bahan2 rasmi

 Jika didedah tanpa kebenaran akan membahayakan keselamatan negara , menyebabkan kerosakan besar kepada kepentingan atau martabat Malaysia atau memberi keuntungan besar kepada sesebuah negara asing

cth : * Maklumat gerakan subversitif

* Perkara-perkara dasar Jabatan

* Perundingan Perwakilan Malaysia

12. SULIT

 Dokumen-dokumen rasmi, maklumat rasmi dan bahan-bahan rasmi

 Jika didedahkan tanpa kebenaran walaupun tidak membahayakan keselamatan negara, tetapi memudaratkan kepentingan atau martabat Malaysia atau Kegiatan Kerajaan atau orang perseorangan atau menyebabkan keadaan memalukan atau kesusahan kepada Pentadbiran atau menguntungkan Kuasa asing

cth : laporan – laporan perisikan maklumat perdagangan

13. TERHAD

 Dokumen rasmi, maklumat rasmi selain yang di peringkat Rahsia Besar, Rahsia atau sulit

 Perlu juga diberi tahap perlindungan keselamatan

cth : * perintah-perintah dan arahan-arahan

biasa Jabatan

* buku-buku jabatan

14. KAWALAN KESELAMATAN DOKUMEN

 KESELAMATAN PERIBADI

– Akta Rahsia Rasmi 1972

– Tapisan Akuan Penjawat Awam Keselamatan kasar dan halus

– Pendidikan melalui kursus

– Prinsip “perlu mengetahui”

 KESELAMATAN DOKUMEN

– Pengurusan Dokumen Terperingkat

Þ Pendaftaran Rahsia

Þ Pendaftaran Rahsia Kecil

– Peringkat Keselamatan

Þ Rahsia Besar

Þ Rahsia

Þ Sulit

Þ Terhad

– Tanda-Tanda Keselamatan

ÞBerjilid Kekal

ÞBerjilid Tidak Kekal

ÞLukisan, Tekapan, Foto etc..

Þ Warna Kulit Fail

– Penyimpanan

ÞTempat Menyimpan

ÞMembawa Pulang

– Penghantaran

Þ Borang Jadual

Þ Sistem dua lapis sampul surat

Þ Beg Berkunci

Þ Utusan Selamat

– Pelupusan Perkara Terperingkat

Þ Tidak dibenar tanpa izin ke negara lain

Þ Kepada orang awam

Þ Siaran akhbar tidak dibenarkan

– Pemusnahan

Þ Kebenaran Pemula

Þ Catatan dalam buku daftar

Þ Rujuk pihak tertentu

Þ Mengikut Prosidur tertentu

 KESELAMATAN FIZIKAL

– Kawasan Terperingkat

– Keselamatan Bangunan

– Pas Masuk

– Peti Keselamatan

15. KEHILANGAN

 Cari Segera

 Lapor Kepada Ketua Jabatan

 Lapor Kepada Pegawai Keselamatan Kerajaan dalam masa 24 jam

 Lapor Kepada Polis

1. Rahsia Besar

Dokumen rasmi, maklumat rasmi dan bahan rasmi yang jika didedahkan tanpa

Kebenaran akan meyebabkan kerosakan yang amat besar kepada negara .

2. Rahsia

Dokumen rasmi, maklumat rasmi dan bahan rasmi yang jika didedahkan tanpa

kebenaran akan membahayakan keselamatan negara menyebabkan kerosakan besar

kepada kepentingan dan martabat malaysia atau memberi keuntungan besar kepada

sesebuah kuasa asing .

3. Sulit

Dokumen rasmi, maklumat rasmi dan bahan rasmi yang jika didedahkan tanpa

kebenaran walaupun tidak membahayakan keselamatan negara tetapi memudaratkan

kepentingan atau martabat malaysia atau kegiatan kerajaan atau orang perseorangan

atau akan menyebabkan keadaan memalukan atau kesusahan kepada pentadbiran atau

akan menguntungkan sesebuah kuasa asing .

4. Terhad

Dokumen rasmi , maklumat rasmi dan bahan rasmi selain daripada yang

diperingkatkan Rahsia Besar , Rahsia atau Sulit tetapi berkehendakan juga diberi

satu tahap perlindungan keselamatan .

5. Dokumen Rasmi

a. perkara yang bertulis , bertaip , bertulis trengkas ,disalin ,berstensil dan bercetak

dan juga draf .

b.Fotograf , foto salinan ,pelan cetak , negatif foto dan filem , jalur suara dan rakaman

c. pelan , pelan lakar, lukisan , gambarajah , peta dan aneka jenis carta.

d. Huruf cetak atur atau huruf cetak miring , blok litografer , acuran stensil ,proses

plat.

6. Dokumen Terperingkat

Dokumen rasmi yang mengandungi maklumat rasmi yang mesti diberi perlindungan

untuk kepentingan keselamatan dan bertanda dengan sesuatu peringkat keselamatan

7. Dokumen Diakaunkan

Dokumen terperingkat yang mempunyai edaran luas yang dikehendaki disimpan untuk

jangkamasa yang tidak ditetapkan dan diatas sebab-sebab keselamatan dikehendaki

diakaunkan oleh pemegangnya pada tempoh masa yang tertentu

TANDA KESELAMATAN

1.Peringkat keselamatan hendaklah ditanda kepada dokumen terperingakat yang kekal

dan teguh terjilid dengan huruf cerai atau dicap huruf besar disebelah luar kulit

hadapan dan belakang , dimuka tajuk ,dimuka surat pertama .

2.Peringkat keselamatan fail terperingkat hendaklah ditanda disebelah luar kulit hadapan

dan belakang .Nombor rujukan fail hendaklah ditulis disebelah luar kulit hadapan

dan tajuknya dicatatkan di sebelah dalam kulit hadapan .Hanya tajuk fail Terhad sahaja

boleh dicatatkan disebelah luar kulit hadapan .

KULIT FAIL TERPERINGKAT

1. Kulit Fail Rahsia Besar

Berwarna kuning dengan berpalang merah di sebelah luar kulit hadapan dan

belakang .

2.Kulit Fail Rahsia

Berwarna merah jambu dengan berpalang merah di sebelah luar kulit hadapan

dan belakang .

3. Kulit Fail Sulit

Berwarna hijau

4. Kulit Fail Terhad

Berwarna putih

Tinggalkan Jawapan

Please log in using one of these methods to post your comment:

WordPress.com Logo

Anda sedang menulis komen melalui akaun WordPress.com anda. Log Out / Tukar )

Twitter picture

Anda sedang menulis komen melalui akaun Twitter anda. Log Out / Tukar )

Facebook photo

Anda sedang menulis komen melalui akaun Facebook anda. Log Out / Tukar )

Google+ photo

Anda sedang menulis komen melalui akaun Google+ anda. Log Out / Tukar )

Connecting to %s