ARAHAN PERKHIDMATAN
4.2. PENGURUSAN DAN PENTADBIRAN ORGANISASI
C. ARAHAN KESELAMATAN
1. DEFINASI KESELAMATAN DOKUMEN :
Langkah-Langkah Kawalan bagi menentukan keselamatan dokumen termasuk bahan-bahan dan maklumat-maklumat terperingkat, sensitif dan bernilai
2. TUJUAN :
Memastikan orang-orang yang tidak dibenarkan daripada mendapat ekses keatas dokumen-dokumen terperingkat, sensitif dan bernilai
Menghalang mana-mana orang yang mempunyai ekses keatas dokumen dan maklumat terperingkat daripada terdedah kepada perbuatan mengkomprominya
Membantu penyiasatan keatas kebocoran rahsia rasmi dan pelanggaran keselamatan
3. LANGKAH-LANGKAH KESELAMATAN :
Apa dokumen dan maklumat terperingkat, sensitif dan bernilai yang ada
dipejabatnya;
Di mana diuruskan dan disimpan
Siapa pegawai/ kakitangan mempunyai ekses;
Bagaimana melindungi daripada diperoleh tanpa kebenaran
4. RAHSIA KERAJAAN PERLU DILINDUNGI DARIPADA :
Diketuai atau dilihat oleh orang yang tidak berhak mengetahui
Kebocoran
Kecurian
Kebakaran
5. ANCAMAN KEPADA SURAT / DOKUMEN TERPERINGKAT :
Penyuluh rahsia
Individu subversitif
Kebocoran
Kealpaan
6. MAKLUMAT RASMI (Mengikut Tafsiran Arahan Keselamatan)
Pengetahuan mengenai perkara rasmi, walau bagaimana sekalipun diperolehi termasuk ;
Jenis kegunaan dan komposisi bahan
Kaedah-kaedah cara menghasilkan serta teknik-teknik dan proses yang akan digunakan untuk pengeluaran
Proses santifik terutama berkenaan dengan pembuatan senjata dan kelengkapan
Butir-butir kegiatan rasmi yang diperolehi secara lisan
7. DOKUMEN RASMI
Perkara bertulis, bertaip etc,
Fotograf, pelan cetak etc,
Pelan lakar lukisan, peta
Huruf cetak, acuan stensil etc,
8. RAHSIA RASMI
Apa-apa suratan
Apa-apa maklumat
Bahan-bahan
Telah dikelaskan kepada Rahsia Besar, Rahsia, Sulit dan Terhad (Seksyen 2B)
9. JENIS DOKUMEN RASMI :
2 Jenis
- Dokumen Terperingkat
- Dokumen Tidak terperingkat
10. RAHSIA BESAR
Dokumen rasmi, maklumat rasmi dan bahan-bahan rasmi
Jika didedah tanpa kebenaran akan menyebabkan kerosakan amat besar kepada Malaysia
cth :* Kertas Jemaah Menteri
* Surat-menyurat aspek perdagangan negara
* Tentera
11. RAHSIA
Dokumen rasmi dan bahan2 rasmi
Jika didedah tanpa kebenaran akan membahayakan keselamatan negara , menyebabkan kerosakan besar kepada kepentingan atau martabat Malaysia atau memberi keuntungan besar kepada sesebuah negara asing
cth : * Maklumat gerakan subversitif
* Perkara-perkara dasar Jabatan
* Perundingan Perwakilan Malaysia
12. SULIT
Dokumen-dokumen rasmi, maklumat rasmi dan bahan-bahan rasmi
Jika didedahkan tanpa kebenaran walaupun tidak membahayakan keselamatan negara, tetapi memudaratkan kepentingan atau martabat Malaysia atau Kegiatan Kerajaan atau orang perseorangan atau menyebabkan keadaan memalukan atau kesusahan kepada Pentadbiran atau menguntungkan Kuasa asing
cth : laporan – laporan perisikan maklumat perdagangan
13. TERHAD
Dokumen rasmi, maklumat rasmi selain yang di peringkat Rahsia Besar, Rahsia atau sulit
Perlu juga diberi tahap perlindungan keselamatan
cth : * perintah-perintah dan arahan-arahan
biasa Jabatan
* buku-buku jabatan
14. KAWALAN KESELAMATAN DOKUMEN
KESELAMATAN PERIBADI
- Akta Rahsia Rasmi 1972
- Tapisan Akuan Penjawat Awam Keselamatan kasar dan halus
- Pendidikan melalui kursus
- Prinsip “perlu mengetahui”
KESELAMATAN DOKUMEN
- Pengurusan Dokumen Terperingkat
Þ Pendaftaran Rahsia
Þ Pendaftaran Rahsia Kecil
- Peringkat Keselamatan
Þ Rahsia Besar
Þ Rahsia
Þ Sulit
Þ Terhad
- Tanda-Tanda Keselamatan
ÞBerjilid Kekal
ÞBerjilid Tidak Kekal
ÞLukisan, Tekapan, Foto etc..
Þ Warna Kulit Fail
- Penyimpanan
ÞTempat Menyimpan
ÞMembawa Pulang
- Penghantaran
Þ Borang Jadual
Þ Sistem dua lapis sampul surat
Þ Beg Berkunci
Þ Utusan Selamat
- Pelupusan Perkara Terperingkat
Þ Tidak dibenar tanpa izin ke negara lain
Þ Kepada orang awam
Þ Siaran akhbar tidak dibenarkan
- Pemusnahan
Þ Kebenaran Pemula
Þ Catatan dalam buku daftar
Þ Rujuk pihak tertentu
Þ Mengikut Prosidur tertentu
KESELAMATAN FIZIKAL
- Kawasan Terperingkat
- Keselamatan Bangunan
- Pas Masuk
- Peti Keselamatan
15. KEHILANGAN
Cari Segera
Lapor Kepada Ketua Jabatan
Lapor Kepada Pegawai Keselamatan Kerajaan dalam masa 24 jam
Lapor Kepada Polis
1. Rahsia Besar
Dokumen rasmi, maklumat rasmi dan bahan rasmi yang jika didedahkan tanpa
Kebenaran akan meyebabkan kerosakan yang amat besar kepada negara .
2. Rahsia
Dokumen rasmi, maklumat rasmi dan bahan rasmi yang jika didedahkan tanpa
kebenaran akan membahayakan keselamatan negara menyebabkan kerosakan besar
kepada kepentingan dan martabat malaysia atau memberi keuntungan besar kepada
sesebuah kuasa asing .
3. Sulit
Dokumen rasmi, maklumat rasmi dan bahan rasmi yang jika didedahkan tanpa
kebenaran walaupun tidak membahayakan keselamatan negara tetapi memudaratkan
kepentingan atau martabat malaysia atau kegiatan kerajaan atau orang perseorangan
atau akan menyebabkan keadaan memalukan atau kesusahan kepada pentadbiran atau
akan menguntungkan sesebuah kuasa asing .
4. Terhad
Dokumen rasmi , maklumat rasmi dan bahan rasmi selain daripada yang
diperingkatkan Rahsia Besar , Rahsia atau Sulit tetapi berkehendakan juga diberi
satu tahap perlindungan keselamatan .
5. Dokumen Rasmi
a. perkara yang bertulis , bertaip , bertulis trengkas ,disalin ,berstensil dan bercetak
dan juga draf .
b.Fotograf , foto salinan ,pelan cetak , negatif foto dan filem , jalur suara dan rakaman
c. pelan , pelan lakar, lukisan , gambarajah , peta dan aneka jenis carta.
d. Huruf cetak atur atau huruf cetak miring , blok litografer , acuran stensil ,proses
plat.
6. Dokumen Terperingkat
Dokumen rasmi yang mengandungi maklumat rasmi yang mesti diberi perlindungan
untuk kepentingan keselamatan dan bertanda dengan sesuatu peringkat keselamatan
7. Dokumen Diakaunkan
Dokumen terperingkat yang mempunyai edaran luas yang dikehendaki disimpan untuk
jangkamasa yang tidak ditetapkan dan diatas sebab-sebab keselamatan dikehendaki
diakaunkan oleh pemegangnya pada tempoh masa yang tertentu
TANDA KESELAMATAN
1.Peringkat keselamatan hendaklah ditanda kepada dokumen terperingakat yang kekal
dan teguh terjilid dengan huruf cerai atau dicap huruf besar disebelah luar kulit
hadapan dan belakang , dimuka tajuk ,dimuka surat pertama .
2.Peringkat keselamatan fail terperingkat hendaklah ditanda disebelah luar kulit hadapan
dan belakang .Nombor rujukan fail hendaklah ditulis disebelah luar kulit hadapan
dan tajuknya dicatatkan di sebelah dalam kulit hadapan .Hanya tajuk fail Terhad sahaja
boleh dicatatkan disebelah luar kulit hadapan .
KULIT FAIL TERPERINGKAT
1. Kulit Fail Rahsia Besar
Berwarna kuning dengan berpalang merah di sebelah luar kulit hadapan dan
belakang .
2.Kulit Fail Rahsia
Berwarna merah jambu dengan berpalang merah di sebelah luar kulit hadapan
dan belakang .
3. Kulit Fail Sulit
Berwarna hijau
4. Kulit Fail Terhad
Berwarna putih
